PRIVACY- EN COOKIEBELEID

Laatst bijgewerkt: 11 december 2025

1. Inleiding

Hillside Hospitality ("wij", "ons" of "onze") hecht veel waarde aan de privacy van onze gasten en zakenpartners. In dit beleid wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en beschermen wanneer u een verblijf boekt, onze Premium-, Signature- of Business-services aanvraagt of onze website bezoekt.

Wij verwerken uw gegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de relevante Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.

2. Wie is verantwoordelijk? (De gegevensbeheerder)

Het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens is:

Wettelijke naam: Hillside Hospitality
Geregistreerd adres: Sluisweg 2 bus 13, 9000 Gent, België
Ondernemingsnummer (CBE/KBO): BE0775.971.690
Contact-e-mail: privacy@hillsidehospitality.be

3. Welke gegevens we verzamelen en wanneer

We verzamelen verschillende soorten gegevens, afhankelijk van hoe u met ons communiceert.

A. Wanneer u een boeking maakt

Om een reservering voor onze vakantiehuizen definitief te maken, hebben we het volgende nodig:

• Identiteitsgegevens: naam, adres, geboortedatum, kopie identiteitskaart/paspoort (wettelijke vereiste voor accommodatie)
• Contactgegevens: E-mailadres, telefoonnummer
• Financiële gegevens: betaalkaartgegevens of bankrekeningnummers (verwerkt via onze beveiligde betalingsprovider)

B. Wanneer u diensten of pakketten (Premium & Signature) aanschaft

Om onze 'Premium'- of 'Signature'-pakketten te leveren, of extra's zoals fietsverhuur of privékoks, kunnen we het volgende verzamelen:

• Gezondheids-/voedingsgegevens: Allergieën of intoleranties (specifiek voor de privékokservice)
  Opmerking: Dit worden beschouwd als gevoelige gegevens en worden alleen verwerkt met uw uitdrukkelijke toestemming of in uw vitaal belang.
• Fysieke gegevens: lengte of lichaamsbouw (specifiek voor fietsverhuurreserveringen)
• Voorkeuren: Specifieke verzoeken met betrekking tot dranken (brouwerijbezoeken) of kamerindeling

C. Wanneer u een zakelijke aanvraag indient (zakelijk pakket)

Voor B2B-klanten die bedrijfsretraites of off-sites boeken:

• Bedrijfsgegevens: btw-nummer, factuuradres, bedrijfsnaam
• Werknemersgegevens: namen en contactgegevens van de organisator of deelnemers (uitsluitend voor logistieke doeleinden)

D. Wanneer u een formulier invult of zich aanmeldt voor de nieuwsbrief

• Contactformulier: Naam, e-mailadres en de aard van uw vraag
• Nieuwsbrief: E-mailadres en uw toestemming om updates te ontvangen

4. Boekingsplatform (Hostaway)

Om een veilige en naadloze boekingservaring te garanderen, maken we gebruik van een gespecialiseerd Property Management System (PMS) genaamd Hostaway.com, een Europese aanbieder.

Wanneer u op onze website klikt om de beschikbaarheid te controleren of een reservering te maken, wordt u mogelijk doorgestuurd naar de beveiligde boekingsomgeving van Hostaway. Op de boekingspagina worden uw gegevens rechtstreeks binnen dit beveiligde platform verwerkt om de reservering af te ronden.

We hebben een gegevensverwerkingsovereenkomst met Hostaway om ervoor te zorgen dat zij uw gegevens met hetzelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid behandelen als wij.

5. Waarom wij uw gegevens gebruiken (rechtsgrondslag)

Volgens de Belgische wetgeving verwerken wij alleen gegevens als wij daarvoor een geldige wettelijke reden hebben:

• Uitvoering van een contract: om uw boeking te verwerken, het Business Package te leveren of de privéchef of het brouwerijbezoek te organiseren. Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet leveren.
• Wettelijke verplichting: Wij zijn volgens de Belgische wetgeving verplicht om een gastenregister bij te houden voor de politie en om facturen zeven jaar lang te bewaren voor de belastingdienst.
• Toestemming: U stemt er uitdrukkelijk mee in om onze nieuwsbrief te ontvangen of ons gezondheidsgegevens (allergieën) te verstrekken voor cateringdoeleinden. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.
• Gerechtvaardigd belang: Om vragen te beantwoorden die via ons contactformulier worden gesteld of om relevante upgrades aan te bieden aan bestaande klanten (bijvoorbeeld een 'Signature'-upgrade voorstellen).

6. Uw gegevens delen met partners

Hillside Hospitality biedt een zorgvuldig samengestelde ervaring, waarbij vaak externe partners betrokken zijn. We delen alleen de strikt noodzakelijke gegevens met hen:

• Privéchefs en cateraars: dieetwensen en aantal gasten
• Fietsverhuurbedrijven: namen en lengtes voor fietsmaten
• Brouwerijpartners: Namen van gasten voor reserveringslijsten
• IT- en betalingsproviders: bedrijven die onze website hosten of betalingen verwerken

Belangrijk: wij zorgen ervoor dat deze partners voldoen aan de AVG. Wij verkopen uw gegevens niet aan adverteerders.

7. Bewaring van gegevens

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is:

• Gastenregister: wordt 7 jaar bewaard (fiscale verplichting)
• Aanvragen (geen boeking): worden na 3 jaar verwijderd als er geen boeking volgt
• Dieet-/gezondheidsgegevens: worden onmiddellijk na afloop van uw verblijf verwijderd.

8. Uw rechten

Als gebruiker hebt u het recht om:

• Toegang tot de gegevens die wij over u bewaren
• Corrigeer eventuele fouten in uw gegevens
• Uw gegevens verwijderen ("recht om vergeten te worden"), tenzij wij wettelijk verplicht zijn om deze te bewaren (bijvoorbeeld facturen)
• Afmelden voor marketingmails

Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via privacy@hillsidehospitality.be.

COOKIEBELEID

9. Cookiebeleid

A. Wat zijn cookies?

Om ervoor te zorgen dat onze website correct werkt en u een soepele luxe ervaring te bieden, maakt Hillside Hospitality gebruik van "cookies". Een cookie is een klein tekstbestand dat een website op uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u de site bezoekt.

B. Hoe wij cookies gebruiken

• Strikt noodzakelijke cookies: essentieel om de website te kunnen bekijken en functies zoals het contactformulier te kunnen gebruiken.
• Functionele cookies: zorgen ervoor dat de website uw keuzes onthoudt (zoals taal)
• Analytische cookies: helpen ons te begrijpen hoe bezoekers omgaan met onze website, zodat we de gebruikerservaring kunnen verbeteren.

C. Hostaway Cookies

Wanneer u het boekingsproces van Hostaway.com start, kan hun platform eigen cookies op uw apparaat plaatsen om:

• Behoud uw boekingssessie (zodat u de door u geselecteerde data niet kwijtraakt)
• Zorg voor betalingsveiligheid
• Onthoud uw zoekcriteria

Hillside Hospitality heeft geen controle over de verspreiding van deze specifieke cookies van derden. We raden u aan het privacybeleid van Hostaway te raadplegen voor meer informatie.

D. Cookies beheren

U kunt cookies naar wens beheren en/of verwijderen via uw browserinstellingen. U kunt alle cookies die al op uw computer staan verwijderen en de meeste browsers zo instellen dat ze niet meer worden geplaatst.

10. Klachten

Als u van mening bent dat wij uw gegevens verkeerd hebben behandeld, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

‍