POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE COOKIES

Dernière mise à jour : 11 décembre 2025

1. Introduction

Hillside Hospitality (« nous », « notre » ou « nos ») accorde une grande importance à la confidentialité de ses clients et partenaires commerciaux. La présente politique explique comment nous collectons, utilisons et protégeons vos données personnelles lorsque vous réservez un séjour, demandez nos services Premium, Signature ou Business, ou interagissez avec notre site Web.

Nous traitons vos données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et aux lois belges applicables en matière de protection des données.

2. Qui est responsable ? (Le responsable du traitement des données)

La société responsable du traitement de vos données est :

Nom légal : Hillside Hospitality
Adresse enregistrée : Sluisweg 2 bus 13, 9000 Gand, Belgique
Numéro d'entreprise (CBE/KBO) : BE0775.971.690
E-mail de contact : privacy@hillsidehospitality.be

3. Quelles données nous collectons et quand

Nous collectons différents types de données en fonction de la manière dont vous interagissez avec nous.

A. Lorsque vous effectuez une réservation

Pour finaliser une réservation pour nos maisons de vacances, nous demandons :

• Données d'identité : nom, adresse, date de naissance, copie de la carte d'identité/du passeport (exigence légale pour l'hébergement)
• Coordonnées : adresse e-mail, numéro de téléphone
• Données financières : informations relatives aux cartes de paiement ou numéros de compte bancaire (traités via notre prestataire de paiement sécurisé)

B. Lorsque vous achetez des services ou des forfaits (Premium et Signature)

Pour vous fournir nos forfaits « Premium » ou « Signature », ou des suppléments tels que la location de vélos ou les services d'un chef privé, nous pouvons être amenés à collecter :

• Données relatives à la santé/à l'alimentation : allergies ou intolérances (spécifiquement pour le service de chef privé)
  Remarque : ces données sont considérées comme sensibles et ne sont traitées qu'avec votre consentement explicite ou dans votre intérêt vital.
• Caractéristiques physiques : taille ou corpulence (spécifiquement pour les réservations de location de vélos)
• Préférences : demandes spécifiques concernant les boissons (visites de brasseries) ou l'aménagement de la salle

C. Lorsque vous effectuez une demande commerciale (forfait commercial)

Pour les clients B2B qui réservent des séminaires d'entreprise ou des séminaires hors site :

• Données de l'entreprise : numéro de TVA, adresse de facturation, nom de l'entreprise
• Données relatives aux employés : noms et coordonnées de l'organisateur ou des participants (strictement à des fins logistiques)

D. Lorsque vous remplissez un formulaire ou vous abonnez à la newsletter

• Formulaire de demande : nom, adresse e-mail et nature de votre question
• Newsletter : adresse e-mail et consentement à recevoir des mises à jour

4. Plateforme de réservation (Hostaway)

Afin de garantir une expérience de réservation sécurisée et fluide, nous utilisons un système de gestion immobilière (PMS) spécialisé appelé Hostaway.com, un fournisseur européen.

Lorsque vous cliquez pour vérifier la disponibilité ou effectuer une réservation sur notre site Web, vous pouvez être redirigé vers l'environnement de réservation sécurisé de Hostaway. Sur la page de réservation, vos données sont traitées directement au sein de cette plateforme sécurisée afin de finaliser la réservation.

Nous avons conclu un accord de traitement des données avec Hostaway afin de garantir que vos données soient traitées avec le même niveau de sécurité et de confidentialité que le nôtre.

5. Pourquoi nous utilisons vos données (base juridique)

En vertu de la législation belge, nous ne traitons les données que si nous avons une raison légale valable :

• Exécution d'un contrat : pour traiter votre réservation, livrer le Business Package ou organiser la visite avec un chef privé ou la visite de la brasserie. Sans ces données, nous ne pouvons pas fournir le service.
• Obligation légale : la législation belge nous impose de tenir un registre des clients à l'intention de la police et de conserver les factures pendant 7 ans à l'intention des autorités fiscales.
• Consentement : vous acceptez explicitement de recevoir notre newsletter ou de nous fournir des informations relatives à votre santé (allergies) pour la restauration. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment.
• Intérêt légitime : pour répondre aux demandes envoyées via notre formulaire de contact ou pour proposer des mises à niveau pertinentes à nos clients existants (par exemple, suggérer une mise à niveau « Signature »).

6. Partage de vos données avec des partenaires

Hillside Hospitality propose une expérience sur mesure, qui implique souvent des partenaires tiers. Nous ne partageons avec eux que les données strictement nécessaires :

• Chefs privés et traiteurs : exigences alimentaires et nombre d'invités
• Agences de location de vélos : noms et tailles pour le dimensionnement des vélos
• Partenaires brasseurs : noms des invités pour les listes de réservation
• Fournisseurs informatiques et de services de paiement : entreprises qui hébergent notre site Web ou traitent les paiements.

Important : nous nous assurons que ces partenaires respectent le RGPD. Nous ne vendons pas vos données à des annonceurs.

7. Conservation des données

Nous ne conservons pas vos données plus longtemps que nécessaire :

• Registre des clients : conservé pendant 7 ans (obligation fiscale)
• Demandes (sans réservation) : supprimées après 3 ans si aucune réservation n'est effectuée
• Données relatives à l'alimentation et à la santé : supprimées immédiatement après la fin de votre séjour.

8. Vos droits

En tant qu'utilisateur, vous avez le droit de :

• Accédez aux données que nous détenons à votre sujet
• Corrigez les erreurs dans vos données.
• Supprimer vos données (« droit à l'oubli »), sauf si nous sommes légalement tenus de les conserver (par exemple, les factures)
• Se désabonner des e-mails marketing

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse privacy@hillsidehospitality.be.

POLITIQUE EN MATIÈRE DE COOKIES

9. Politique en matière de cookies

A. Que sont les cookies ?

Afin de garantir le bon fonctionnement de notre site Web et de vous offrir une expérience luxueuse et fluide, Hillside Hospitality utilise des « cookies ». Un cookie est un petit fichier texte qu'un site Web enregistre sur votre ordinateur ou votre appareil mobile lorsque vous visitez le site.

B. Comment nous utilisons les cookies

• Cookies strictement nécessaires : indispensables pour naviguer sur le site web et utiliser des fonctionnalités telles que le formulaire de demande de renseignements.
• Cookies fonctionnels : permettent au site web de mémoriser vos choix (tels que la langue).
• Cookies analytiques : nous aident à comprendre comment les visiteurs interagissent avec notre site Web afin d'améliorer l'expérience utilisateur.

C. Biscuits Hostaway

Lorsque vous entrez dans le processus de réservation géré par Hostaway.com, leur plateforme peut placer ses propres cookies sur votre appareil afin de :

• Conservez votre session de réservation (afin de ne pas perdre les dates que vous avez sélectionnées)
• Garantir la sécurité des paiements
• Mémorisez vos critères de recherche

Hillside Hospitality ne contrôle pas la diffusion de ces cookies tiers spécifiques. Nous vous recommandons de consulter la politique de confidentialité de Hostaway pour plus d'informations.

D. Gestion des cookies

Vous pouvez contrôler et/ou supprimer les cookies comme vous le souhaitez via les paramètres de votre navigateur. Vous pouvez supprimer tous les cookies déjà présents sur votre ordinateur et configurer la plupart des navigateurs pour empêcher leur installation.

10. Réclamations

Si vous estimez que nous avons mal géré vos données, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données (APD) :

Site web : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Adresse : Rue de l'Imprimerie 35, 1000 Bruxelles

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